QMS về cơ bản là một từ đồng nghĩa được sử dụng rộng rãi để xác định, trong một công ty công nghiệp, khu vực được ủy quyền quản lý chất lượng của các sản phẩm được tạo ra, nghĩa là thực hiện tất cả các hệ thống, hành động và sáng kiến cho phép xác định và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu quản lý công ty được kiểm soát.
Quản lý chất lượng là tập hợp tất cả các hoạt động được thực hiện trong thực tế sản xuất và bởi đội ngũ nhân viên cam kết đạt được các mục tiêu của chính sách chất lượng.
VĂN HÓA TỔ CHỨC
Để đạt được Chất lượng trong một tổ chức, cần phải có một kiểu "văn hóa" nhất định
Để thực hiện một sự thay đổi mạnh mẽ như vậy trong một tổ chức như sự ra đời của Hệ thống quản lý chất lượng, cần phải biết sâu sắc văn hóa cơ bản của công ty, nghĩa là, các yếu tố đặc trưng của nó .
Văn hóa bắt nguồn từ tiếng Latinh “colere”, để trau dồi. Do đó, văn hóa không là gì khác ngoài sự tu dưỡng của con người .
Văn hóa của một tổ chức bao gồm:
- các quy tắc bất thành văn;
- thái độ, thói quen;
- hiểu biết;
- nhiệm vụ;
- cách hướng dẫn mọi người;
- cảm giác thuộc về;
- cách thức làm việc chính thức và không chính thức;
- các giá trị;
- các trung tâm quyền lực chính thức và không chính thức;
- niềm tin và những điều cấm kỵ;
- lịch sử của những thành công và thất bại.
Sau khi từ bỏ khái niệm năng suất gắn liền với máy móc , ngày càng có nhiều sự quan tâm đến văn hóa doanh nghiệp như một phương tiện làm cho thực tế của các tổ chức trở nên cạnh tranh hơn và đáng sống hơn cho những người làm việc ở đó.
Do đó, cách tiếp cận văn hóa là nền tảng cho sự thành công của công ty vì nó cũng ảnh hưởng đến môi trường nội bộ .
Do đó, điều cần thiết là phải liên tục theo dõi xem văn hóa doanh nghiệp của tổ chức chúng ta có phù hợp với các chiến lược kinh doanh mà chúng ta đã quyết định đưa ra cho riêng mình hay không, bao gồm cả việc áp dụng hệ thống quản lý.
ĐỘNG LỰC HIỆN ĐẠI CỦA VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QMS
Thay đổi theo quan điểm chất lượng
Thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng có nghĩa là thực hiện một sự thay đổi.
Mọi thứ luôn thay đổi. Thay đổi là cơ sở của sự tiến bộ của nhân loại . Điều duy nhất không thay đổi là khả năng thích ứng với những thay đổi của con người một cách nhanh chóng.
Thay đổi không dễ dàng và mọi người không dễ dàng làm điều đó. Thường thì chúng ta thích tiếp tục quản lý một cái gì đó không logic lắm nhưng đã biết, hơn là một cái gì đó vẫn chưa được biết đến. Có rất ít người coi sự thay đổi là một khả năng để học những điều mới, để mở ra những con đường mới. Do đó, có rất ít người sẽ có thiện cảm khi giới thiệu một cái gì đó mới trong công việc hàng ngày của họ.
Các động lực hiện đại buộc các tổ chức phải thay đổi để không tiếp tục đứng ngoài lề của thị trường. Thành công của họ là sản phẩm của lòng dũng cảm mà họ có được để thay đổi do tốc độ mà họ biết cách đối phó với sự thay đổi.
Trong giai đoạn giới thiệu Hệ thống chất lượng của chúng tôi, điều quan trọng là:
- giải thích tại sao cần phải thay đổi;
- có khả năng truyền đạt mong muốn cải tiến cách thức làm việc, để gia tăng giá trị cho các hoạt động được thực hiện;
- cung cấp một tầm nhìn chung;
- cung cấp những điều chắc chắn;
- giải thích rằng những thứ thực sự hoạt động sẽ không thay đổi;
- giải thích rằng những thay đổi sẽ giúp chúng tôi làm việc tốt hơn chứ không phải tệ hơn;
- đảm bảo rằng người đầu tiên thay đổi, nêu gương tốt, là lãnh đạo cao nhất;
- động viên mọi người, đồng thời xác định các rào cản đối với sự thay đổi;
- xác định những tác nhân tiềm ẩn của sự thay đổi, đó là những người có xu hướng đi theo những con đường mới và có khả năng lôi kéo những người khác, với sự nhiệt tình của họ;
- không hứa điều gì không giữ được;
- cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ sự thay đổi;
- cung cấp các khóa đào tạo cần thiết;
- quản lý và hướng dẫn sự thay đổi bằng cách làm cho mọi thứ thay đổi theo cách chúng ta muốn.
Các giai đoạn thay đổi sẽ theo sau, nếu chúng ta làm việc tốt, sẽ trải qua một số phản ứng cảm xúc và trí tuệ được xác định rõ ràng, có thể được tóm tắt như sau:
- từ chối : chính xác là vì mọi người không thích thay đổi và thường họ chỉ làm điều đó nếu bị ép buộc, đây là giai đoạn cần giải thích rõ ràng những lý do dẫn đến sự cần thiết phải thay đổi. Đó là giai đoạn không hoạt động, trong đó chúng tôi cố gắng đặt mức tối thiểu cần thiết để đáp ứng các yêu cầu. Mọi sáng kiến cải tiến chỉ được thúc đẩy một cách tự phát bởi một số ít trong bối cảnh thiếu các chỉ dẫn rõ ràng từ cấp quản lý. Các mục tiêu chủ yếu là ngắn hạn và định hướng sản phẩm;
- Sự phản kháng : sự phản kháng lại sự thay đổi có thể được thực hiện một cách chủ động hoặc thụ động, tức là vẫn thờ ơ hoặc chỉ chấp nhận sự thay đổi về hình thức bên ngoài. Ở giai đoạn này, bạn cần có sự kiên nhẫn để lắng nghe những khúc mắc của mọi người và khả năng thuyết phục mọi người. Đối mặt với những tuyên bố về ý định và các dự án lớn liên quan đến chất lượng, nhiều người phản ứng bằng cách nắm giữ vị trí của họ;
- thăm dò : trong giai đoạn này cần giữ sự chú ý cao độ, động viên mọi người;
- cam kết : đây là giai đoạn mà mọi người chấp nhận những thay đổi và cam kết thực hiện chúng. Đó là giai đoạn cải tiến liên tục. Cá nhân Ban quản lý hỗ trợ các chương trình phát triển chất lượng và trọng tâm là sự hài lòng của khách hàng.
HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?
Chính xác thì Hệ thống quản lý chất lượng có nghĩa là gì?
Một hệ thống quản lý chất lượng là tập hợp của tất cả các hoạt động kết nối và phụ thuộc lẫn nhau ảnh hưởng đến chất lượng của một sản phẩm hay dịch vụ.
Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
- một cơ cấu tổ chức;
- các quy trình;
- Trách nhiệm;
- các thủ tục;
- tài nguyên;
- những người biết phải làm gì;
- những người biết làm thế nào để làm điều đó;
- những người có phương tiện để làm như vậy;
- mọi người có động cơ để làm như vậy bởi vì họ có một mục tiêu chung.
LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG?
Những gì cần thiết để thiết kế, thực hiện và giám sát một QMS?
Một hệ thống quản lý chất lượng , như đã đề cập ở trên, được xây dựng thông qua một sự thay đổi lớn và một nỗ lực văn hóa lớn.
Các bước để thiết kế nó là:
- xác định rõ những gì chúng ta muốn đạt được từ việc thực hiện Chất lượng trong tổ chức của mình (Chính sách và mục tiêu chất lượng);
- xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng ;
- có được sự hỗ trợ tích cực của ban lãnh đạo cao nhất, nếu thất bại, không thể tránh khỏi dẫn đến sự chìm đắm của dự án. Chất lượng không đạt được nếu không có những nhà lãnh đạo giỏi;
- lập kế hoạch tốt hơn cho dự án bằng cách xác định các chính sách nền tảng cho việc thực hiện dự án và chính thức hóa thời hạn của các giai đoạn và ưu tiên khác nhau;
- biết các yêu cầu chất lượng và hiểu đầy đủ về chúng, ở mọi cấp độ;
- quảng cáo dự án trong tổ chức;
- thu hút sự tham gia của những người thông minh vào dự án , những người có thể được khai thác tối đa trên cơ sở đặc thù của họ để xây dựng môi trường phù hợp để các nguyên tắc về Chất lượng được thực hiện một cách chính xác. Trong môi trường làm việc của chúng ta phải có giao tiếp tốt, tôn trọng công việc của người khác và những người có động lực;
- cung cấp tất cả các nguồn lực cần thiết (vật liệu, máy móc, v.v.);
- xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng việc;
- cung cấp các khóa đào tạo cần thiết cũng để phân cấp trách nhiệm;
- mô tả các quá trình , trình tự các hoạt động;
- xác định các chỉ số phù hợp nhất để giữ cho hệ thống của chúng tôi được giám sát;
- thu thập dữ liệu liên quan đến hoạt động của hệ thống;
- đưa các quy trình về chế độ ;
- tạo ra các tài liệu cần thiết cho hoạt động bình thường của hệ thống;
- thực hiện những gì đã được thiết lập;
- ghi lại những gì đã làm được và truyền đạt chính xác những tiến bộ đã đạt được và những lĩnh vực còn cần cải thiện;
- xác minh các quá trình so với các mục tiêu đã hoạch định thông qua các phép đo, đánh giá, đánh giá của ban giám đốc, v.v.;
- xác định bất kỳ khoảng trống nào đối với tiêu chuẩn tham chiếu và đối với các mục tiêu đã đặt ra;
- thiết lập hệ thống phản hồi cho phép khách hàng thông báo cho chúng tôi về bất kỳ lĩnh vực nào để cải thiện thêm;
- đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thu thập được;
- quan sát cuộc thi và cố gắng xác định các ý tưởng để cải tiến;
- lựa chọn tổ chức chứng nhận sẽ phải đồng hành cùng chúng tôi trên hành trình của chúng tôi trên con đường Chất lượng;
- đệ trình Hệ thống chất lượng của chúng tôi để kiểm tra tài liệu của cơ quan và thực hiện các hành động khắc phục nếu các điểm không chính xác / không nhất quán được báo cáo;
- lên kế hoạch cho chuyến kiểm tra với cơ sở ;
- trải qua một cuộc kiểm tra thực địa;
- lấp đầy bất kỳ khoảng trống nào được phát hiện;
- khi đã đạt được chứng chỉ, hãy thực hiện các chuyến giám sát định kỳ .
