Thông tin dạng văn bản được chia thành hai loại, tài liệu và hồ sơ. Biểu mẫu là một loại tài liệu. Khi biểu mẫu được điền, nó sẽ trở thành một bản ghi. Sổ tay chất lượng, chính sách, thủ tục hoặc hướng dẫn công việc là các loại tài liệu khác.
Các tài liệu và hồ sơ cụ thể mà bạn được yêu cầu kiểm soát được liệt kê trong bảng dưới đây.
Mệnh đềĐề tàiLoại thông tin dạng văn bảnYêu cầu4.3Xác định phạm vi của QMSTài liệuPhạm vi của QMS của tổ chức phải có sẵn và được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản.4.4.2 aQMS và các quy trình của nóTài liệuTrong phạm vi cần thiết, tổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản để hỗ trợ hoạt động của các quá trình của mình.4.4.2 bQMS và các quy trình của nóGhiTrong phạm vi cần thiết, tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản để tin tưởng rằng các quá trình đang được thực hiện theo kế hoạch.5.2.2 aTruyền đạt chính sách chất lượngTài liệuChính sách chất lượng phải có sẵn và được duy trì dưới dạng thông tin được lập thành văn bản.6.2.1Mục tiêu chất lượng và lập kế hoạch để đạt được chúngTài liệuTổ chức phải duy trì thông tin dạng văn bản về các mục tiêu chất lượng.7.1.5.1Giám sát và đo lường tài nguyênGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về sự phù hợp cho mục đích của các nguồn lực theo dõi và đo lường.7.1.5.2 aTruy xuất nguồn gốc đo lườngGhiThiết bị đo lường phải được hiệu chuẩn hoặc kiểm định, hoặc cả hai, trong khoảng thời gian quy định hoặc trước khi sử dụng, dựa trên các tiêu chuẩn đo lường có thể truy nguyên từ các tiêu chuẩn đo lường quốc tế hoặc quốc gia; khi không có tiêu chuẩn này, cơ sở để hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận phải được lưu giữ dưới dạng thông tin dạng văn bản.7.2 ngàyNăng lựcGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về năng lực.7.5.1 bThông tin tài liệuTài liệuHệ thống quản lý chất lượng của tổ chức phải bao gồm thông tin dạng văn bản được tổ chức xác định là cần thiết cho hiệu quả của Hệ thống quản lý chất lượng.8.2.3.2Xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản, nếu có, về kết quả xem xét và về bất kỳ yêu cầu mới nào đối với sản phẩm và dịch vụ.8.3.2 jLập kế hoạch thiết kế và phát triểnGhiTổ chức phải xem xét thông tin dạng văn bản cần thiết để chứng minh rằng các yêu cầu thiết kế và phát triển đã được đáp ứng.8.3.3Đầu vào thiết kế và phát triểnGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về đầu vào của thiết kế và phát triển.8.3.4 fKiểm soát thiết kế và phát triểnGhiTổ chức phải áp dụng các biện pháp kiểm soát đối với quá trình thiết kế và phát triển để đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản của các hoạt động này được lưu giữ.8.3.5Kết quả đầu ra của thiết kế và phát triểnGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về đầu ra của thiết kế và phát triển.8.3.6Thay đổi thiết kế và phát triểnGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về các thay đổi thiết kế và phát triển cũng như kết quả của các cuộc xem xét.8.4.1Kiểm soát quá trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoàiGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về các hoạt động này và mọi hành động cần thiết phát sinh từ các cuộc đánh giá.8.5.2Xác định và truy xuất nguồn gốcGhiTổ chức phải kiểm soát việc nhận dạng duy nhất các đầu ra khi khả năng xác định nguồn gốc là một yêu cầu và phải lưu giữ thông tin dạng văn bản cần thiết để thực hiện khả năng xác định nguồn gốc.8.5.3Tài sản thuộc về khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoàiGhiKhi tài sản của khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài bị mất, hư hỏng hoặc được phát hiện là không thích hợp để sử dụng, tổ chức phải báo cáo điều này cho khách hàng hoặc nhà cung cấp bên ngoài và lưu giữ thông tin dạng văn bản về những gì đã xảy ra.8.5.6Kiểm soát các thay đổiGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản mô tả kết quả của việc xem xét các thay đổi, (những) người cho phép thay đổi và bất kỳ hành động cần thiết nào phát sinh từ việc xem xét.8.6Phát hành sản phẩm và dịch vụGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản về việc phát hành sản phẩm và dịch vụ. Tài liệu phải bao gồm bằng chứng về sự phù hợp với các tiêu chí chấp nhận và khả năng xác định nguồn gốc đối với (những) người cho phép phát hành.8.7.2Kiểm soát đầu ra không phù hợpGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản mô tả sự không phù hợp, các hành động đã thực hiện, bất kỳ nhượng bộ nào đạt được và xác định cơ quan có thẩm quyền quyết định hành động liên quan đến sự không phù hợp.9.1.1Giám sát, đo lường, phân tích và đánh giáGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả [đánh giá hiệu suất QMS].9.2.2 fKiểm toán nội bộGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá.9.3.3Kết quả đánh giá của ban quản lýGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo.10.2.2Sự không phù hợp và hành động khắc phụcGhiTổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về bản chất của sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được thực hiện và kết quả của bất kỳ hành động khắc phục nào.
Thông tin dạng văn bản được liệt kê ở trên là bắt buộc vì nó xác nhận rằng QMS của bạn được duy trì và có hiệu lực. Thông tin dạng văn bản cũng được sử dụng làm bằng chứng về sự tuân thủ, cung cấp tính nhất quán trong cách một quy trình được thực hiện, hỗ trợ đào tạo và ngăn ngừa mất kiến thức.
Tất cả thông tin dạng văn bản phải được kiểm soát. Điều này có nghĩa là bạn có một quy trình để xác định, xem xét và phê duyệt tài liệu cũng như sử dụng định dạng và phương tiện thích hợp cho nội dung của thông tin dạng tài liệu. Bạn cần đảm bảo thông tin dạng văn bản có sẵn cho những người cần truy cập, được bảo vệ, phiên bản được kiểm soát và các phiên bản cũ / không hoạt động được xử lý đúng cách. Ngoài ra, chính sách lưu giữ cần phải được thiết lập để chỉ định khoảng thời gian bạn sẽ lưu giữ hồ sơ cần thiết của mình.
Những quy trình nào cần được lập thành văn bản?
Nếu bạn có một quy trình phức tạp hoặc không nhất quán, bạn nên ghi lại quy trình đó. Ngoài ra, hãy xem xét việc ghi lại bất kỳ quy trình nào mà chỉ một nhân viên biết cách thực hiện. Điều này bảo vệ tổ chức khỏi bị mất kiến thức trong trường hợp nhân viên đó không còn làm việc tại tổ chức.
Có thể là một thách thức để phát triển thông tin dạng văn bản để đáp ứng tất cả các yêu cầu . Gói Quy trình và Sổ tay Chất lượng của chúng tôi là một QMS được lập thành văn bản đầy đủ được hàng trăm công ty trên toàn thế giới sử dụng để đăng ký thành công ISO 9001. Sử dụng gói này làm nền tảng cho hệ thống của bạn, điều chỉnh các tài liệu cho tổ chức của bạn và hưởng lợi từ các quy trình được thiết kế chuyên nghiệp đồng thời tiết kiệm thời gian .
