Giống như hầu hết các tiêu chuẩn, ISO 9001: 2015 chỉ cho bạn biết phải làm gì (các yêu cầu) chứ không chỉ ra cách thực hiện. Mặc dù điều này cho phép các tổ chức tự do đáp ứng các yêu cầu theo bất kỳ cách nào mà họ cho là hữu ích và hiệu quả, nhưng việc thiếu hướng dẫn cụ thể cũng có thể gây choáng ngợp và khó hiểu. Quyền tự do triển khai này đặc biệt liên quan đến những thay đổi trong các yêu cầu về tài liệu đối với ISO 9001: 2015.
Tổ chức tài liệu của bạn sẽ thay đổi
ISO 9001: 2015 đã thay đổi 8-10 phần để chuẩn yêu cầu chất lượng qua một loạt các tiêu chuẩn, sau một định dạng mới “trình độ cao” gọi là Phụ lục L . Một số yêu cầu đã bị xáo trộn trong thay đổi này, vì vậy bạn sẽ kết thúc với một cấu trúc mới trong QMS của mình mà đánh giá viên sẽ phải tuân theo. Nhưng vì định dạng mới hiện đã nhất quán trên nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO, nên đáng đầu tư thời gian để tuân thủ cấu trúc vì nó có thể sẽ tồn tại trong một thời gian.
“Phân tích các quá trình phải là động lực để xác định lượng
thông tin dạng văn bản cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng, có tính đến
các yêu cầu của ISO 9001: 2015. Nó không nên là
thông tin dạng văn bản thúc đẩy các quá trình. "
Nguồn: Hướng dẫn ISO về các yêu cầu đối với Thông tin dạng văn bản cho ISO 9001: 2015
Các phương pháp tiếp cận tài liệu có thể thay đổi
Chúng tôi đã tư vấn về việc xác định những loại thông tin nào cần lập thành tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 mới . Nhưng điều này được thực hiện như thế nào? Các cách tiếp cận tài liệu có thể rất khác nhau. Ví dụ: từ “Sổ tay chất lượng” có nghĩa là những điều khác nhau đối với những người khác nhau:
- Ví dụ 1 : Sổ tay yêu cầu chất lượng đơn giản không bao gồm bất kỳ quy trình cụ thể nào.
- Ví dụ 2 : Một sổ tay với các yêu cầu và thủ tục trong một tài liệu.
- Ví dụ 3 : Sổ tay hướng dẫn giải quyết các yêu cầu theo kiểu rút gọn, sau đó đề cập đến các quy trình để được hướng dẫn chi tiết hơn
Tùy chọn đầu tiên không cung cấp bất kỳ thông tin nào về cách một công ty kiểm soát các quy trình và những chi tiết này sẽ cần được ghi lại ở nơi khác.
Lựa chọn thứ hai , một sổ tay với các thủ tục được liệt kê tất cả trong một tài liệu, thường sẽ quá lớn để có thể hiểu dễ dàng và quản lý để kiểm soát tài liệu hiệu quả. Khi cần thực hiện một thay đổi nhỏ liên quan đến một bộ phận của tổ chức, toàn bộ sổ tay hướng dẫn sẽ yêu cầu cập nhật - ngay cả khi thay đổi đó không liên quan đến hầu hết các lĩnh vực.
Lựa chọn thứ ba đề cập đến từng yêu cầu trong sổ tay chất lượng sau đó đề cập đến các quy trình riêng biệt. Điều này chủ yếu là do ISO 9001: 2008 yêu cầu hướng dẫn sử dụng và các thủ tục. Trong trường hợp này, các thay đổi đơn giản có thể được thực hiện đối với các khu vực cụ thể của QMS mà không cần phải cập nhật toàn bộ QMS.
Tuy nhiên, Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 cho phép một cách hiệu quả hơn để quản lý thông tin dạng văn bản: Bao gồm các yêu cầu của toàn Tổ chức (Bối cảnh của tổ chức, các bên quan tâm, v.v.) trong một tài liệu nhỏ, sau đó trì hoãn các thủ tục riêng lẻ để giải quyết các yêu cầu đối với các quy trình khác nhau. Điều này cho phép tính linh hoạt khi chỉ giải quyết các yêu cầu trong phạm vi của bạn và loại bỏ sự trùng lặp của các chủ đề trong sổ tay và thủ tục.
Những điều cần cân nhắc khi bạn sắp xếp tài liệu của mình
Vì ISO 9001: 2015 không bắt buộc Sổ tay chất lượng và sáu thủ tục như trước đây, thông tin dạng văn bản phải thay đổi tùy theo quy mô và nhu cầu của tổ chức. Điều này sẽ cho phép sử dụng phần mềm, sơ đồ, giấy tờ, ảnh, video, tệp kỹ thuật số một cách linh hoạt tuyệt vời, theo sự cho phép của bản sửa đổi ISO 9001 mới.
Do đó, Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 về cơ bản nói rằng bạn cần “thông tin dạng văn bản” cho tất cả các quy trình trong doanh nghiệp của bạn. Và mặc dù tiêu chuẩn cập nhật cho phép tài liệu này được cấu trúc theo cách ít quy định hơn, nhưng thực sự không có gì thay đổi: Bạn vẫn cần ghi lại các quy trình, hồ sơ, v.v. liên quan đến việc vận hành tổ chức của bạn.
Nhưng vẫn còn một số điều cần xem xét khi bạn sắp xếp tài liệu của mình theo các nguyên tắc mới, ví dụ: tài liệu của bạn phải là:
- Dễ theo dõi - Đánh giá viên đánh giá cao việc tuân theo một hệ thống quản lý chất lượng có tổ chức.
- Linh hoạt - Nếu phạm vi QMS của bạn thay đổi, nó có gây ra biến động trong tất cả tài liệu của bạn không?
- Có thể mở rộng - Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn quyết định đạt được chứng nhận trong các tiêu chuẩn bổ sung như ISO 14001? Điều này sẽ ảnh hưởng đến tài liệu của bạn như thế nào?
- Được cấu trúc bằng cách sử dụng cách tiếp cận quá trình - ISO khuyến nghị sử dụng cách tiếp cận quá trình để lập hồ sơ các quá trình trong phạm vi cần thiết để đảm bảo “hoạt động và kiểm soát hiệu quả”.
Có còn chỗ cho sổ tay chất lượng không?
Sẽ rất hợp lý khi tạo ra một sổ tay chính cơ bản tóm tắt các vấn đề của toàn tổ chức vì chúng liên quan đến chất lượng. Điều này sẽ bao gồm các phần 1-4 của tiêu chuẩn:
- Phạm vi
- Tài liệu tham khảo quy chuẩn
- Điều khoản và Định nghĩa
- Bối cảnh của Tổ chức.
Như đã lưu ý ở trên, sổ tay chất lượng cũng có thể đóng vai trò như một nền tảng để lập chỉ mục toàn bộ phạm vi của QMS .
Để duy trì tính linh hoạt, kinh nghiệm của chúng tôi đã giúp chúng tôi chuyển tất cả các yêu cầu khác sang các thủ tục riêng lẻ, giúp các tổ chức cá nhân dễ dàng bao gồm / loại trừ các quy trình liên quan đến phạm vi QMS của họ . Sổ tay chính tạo tiền đề cho hầu hết các yêu cầu được đề cập trong các thủ tục và hướng dẫn công việc. Giữ các thủ tục dưới dạng tài liệu riêng biệt cho phép kiểm soát tài liệu hiệu quả hơn mà bạn sẽ có với một sổ tay lớn cần được phân phối lại cho tất cả các phần của cơ sở nếu chỉ một khu vực thay đổi.
Hơn nữa, nếu bạn chọn tích hợp bất kỳ tiêu chuẩn nào khác (ví dụ: ISO 14001: 2015), nền tảng này cho phép:
- Một, hướng dẫn đơn giản, tổng hợp
- Các thủ tục được chia sẻ (khi có thể)
- Một định dạng có thể mở rộng
Hệ thống quản lý tích hợp mang lại cho các tổ chức lợi ích từ việc tăng hiệu quả và hiệu lực và giảm chi phí. Định dạng QMS cho phép tích hợp với các loại hệ thống quản lý khác (EMS / SMS / v.v.) mang lại cho công ty của bạn sự linh hoạt hơn trong tương lai.
Đừng phát minh lại bánh xe
Cách tiếp cận đối với tài liệu chất lượng này khác với cách mà nhiều người thường làm, nhưng nhìn chung, nó khá hiệu quả, linh hoạt và có thể mở rộng - cung cấp cho bạn một nền tảng tuyệt vời cho những thay đổi trong tương lai trong tổ chức của bạn.
Nhưng chỉ vì nó khác biệt, không có nghĩa là nó phải khó thực hiện. Các tổ chức có Hệ thống quản lý chất lượng hiện tại không cần phải loại bỏ tất cả thông tin dạng văn bản hiện có của họ, đặc biệt nếu họ đã cấu trúc Hệ thống quản lý chất lượng theo phương pháp tiếp cận theo quy trình. Nếu bạn là tổ chức xây dựng QMS lần đầu tiên, hãy tận dụng các mẫu và các tài nguyên khác được các doanh nghiệp tương tự sử dụng. Bạn có thể sửa đổi với các quy trình và thủ tục dành riêng cho công ty của bạn. Cửa hàng tiêu chuẩn cung cấp gói Quy trình và Sổ tay Chất lượng ISO 9001: 2015 hoàn toàn “có thể tùy chỉnh” với nhiều mẫu khác nhau để giúp bạn bắt đầu tạo chính sách chất lượng nền tảng và tạo điều kiện cho quá trình chuyển đổi đơn giản hơn, nhanh hơn, cuối cùng giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Hệ thống của chúng tôi là kết quả của việc cải tiến liên tục quy trình và thủ tục trong thập kỷ qua và tất cả các sản phẩm của chúng tôi đều được hỗ trợ bởi sự đảm bảo của chúng tôi.
