Các bước tiếp theo trong việc áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9001 2015 được cập nhật
Đây là phần thứ hai của loạt bài gồm hai phần về tiêu chuẩn ISO 9001 2015 được sửa đổi dựa trên góc nhìn của một người trong ban soạn thảo thực tế. 9000 Store đã phỏng vấn JP Russell (Thông tin xác thực bên dưới) về các vấn đề chính như tài liệu, kiểm toán, rủi ro và cơ cấu lại tiêu chuẩn.
ISO 9001: 2015 được thiết lập để thay thế tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 hiện có , vẫn được yêu cầu cho chứng nhận ISO hiện tại
Mặc dù ông Russell đã tham gia sâu vào cả bản sửa đổi này (và lần cuối cùng là ISO 9001: 2008), ông lưu ý rằng “Các nhận xét sau đây đại diện cho các quan sát và kết luận của cá nhân tôi chứ không phải của bất kỳ tổ chức nào mà tôi là thành viên hoặc người tham gia tích cực. Đây cũng không phải là một phân tích về những thay đổi yêu cầu được đề xuất mà bạn có thể mong đợi trong tương lai. ”
“[Trong tiêu chuẩn mới] Có nhiều trách nhiệm xã hội hơn. Chúng ta không thể là ẩn sĩ. Ví dụ, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, ISO 22000, rất quan trọng trong việc liên quan đến tất cả mọi người trong chuỗi thực phẩm, mặc dù tiêu chuẩn này rất hướng đến các nhà máy chế biến thực phẩm. Vì vậy, nếu có một vấn đề nào đó về ô nhiễm thực phẩm… bạn cần tham gia vào tất cả các yếu tố. “
JP Russell, thành viên của nhóm cố vấn kỹ thuật Hoa Kỳ cho ủy ban kỹ thuật 176 của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, chịu trách nhiệm về việc sửa đổi f ISO CD 9001: 2015.
Phân đoạn 1: Vai trò thay đổi của đánh giá viên theo tiêu chuẩn ISO 9001 2015
Cửa hàng 9000: Với tư cách là đánh giá viên bên ngoài “toàn thời gian”, bạn thấy các hướng dẫn hiện đang được thảo luận ảnh hưởng đến những người có nhiệm vụ “đánh giá nội bộ” định kỳ như thế nào? Họ sẽ cần loại hình đào tạo bổ sung nào?
JP Russell: Hiện tại, tất cả các đánh giá viên được yêu cầu phải có năng lực, vì vậy sẽ có một yêu cầu ngay cả đối với các đánh giá viên nội bộ để đánh giá theo các yêu cầu của chuẩn mực.
Cửa hàng 9000: Trong bản dự thảo sơ bộ được ban hành năm ngoái về tiêu chuẩn mới 2015, nó không đề cập đến đại diện quản lý. Với khả năng các tiêu chuẩn ít mang tính quy định hơn, điều này sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đang hoạt động hiệu quả, chẳng hạn như đánh giá viên nội bộ có đủ năng lực?
JP Russell: Vẫn sẽ có chức năng quản lý cao nhất bổ nhiệm những người chịu trách nhiệm về hệ thống quản lý chất lượng. Khi các lực lượng cố gắng xây dựng tính linh hoạt hơn cho các tiêu chuẩn này, sẽ có nhiều áp lực hơn đối với những người thực hiện QMS và hệ thống kiểm toán nhân dân để hiểu khái niệm về kiểm soát. Vì vậy, sẽ không phải là, "Tôi tuân thủ vì tôi có một thủ tục được lập thành văn bản." Vấn đề sẽ là, "Hệ thống này có nằm trong tầm kiểm soát của ban quản lý và nó có hiệu quả không?" Nếu đúng như vậy, bạn nên vượt qua [chứng nhận]. Nó có thể yêu cầu mức độ hiểu biết cao hơn về mục đích của điều khiển và cách nó hoạt động.
Phân đoạn 2: Lý do ISO phải chuyển sang cấu trúc chung cho tất cả các tiêu chuẩn
Cửa hàng 9000: Khi một công ty áp dụng hai tiêu chuẩn, chẳng hạn như ISO 14001 và ISO 9001, có nhiều việc phải làm để “hài hòa” chúng, do đó, một cấu trúc chung có ý nghĩa. Nhưng phần lớn các công ty vẫn tuân thủ một tiêu chuẩn duy nhất. Việc tái cấu trúc tiêu chuẩn để sử dụng cùng một cốt lõi với Phụ lục L có mang lại lợi thế nào cho những người tạo ra cái gọi là “hệ thống quản lý tích hợp” không?
JP Russell: Có những người không hài lòng với ý tưởng sử dụng [Phụ lục L] để cơ cấu lại tất cả các tiêu chuẩn quản lý ISO [chẳng hạn như ISO / IEC 27001 đã từng]. Vì vậy, chúng tôi có thể có một số lĩnh vực không áp dụng cấu trúc mới, chẳng hạn như các tiêu chuẩn dựa trên ISO 9001 như ISO / TS 16949. Chúng ta sẽ phải xem. Khái niệm đằng sau một hệ thống quản lý toàn cầu về chất lượng trên toàn thế giới là rất mạnh mẽ. Vì vậy, vào cuối ngày, nếu bạn đang giao dịch với ai đó ở Nam Phi hoặc Pháp, và bạn nói ISO 9001, mọi người sẽ ngay lập tức ở trên cùng một trang. Vì vậy, chúng ta có thể thấy một số lĩnh vực này thay đổi quyết định, mặc dù các nhóm như ô tô và dụng cụ y tế đã bày tỏ mối quan tâm của họ.
Bạn đã nói về hệ thống quản lý tích hợp. Đó là lợi thế chính của việc mọi người có cấu trúc giống nhau. Ví dụ: nếu tất cả các tiêu chuẩn đều có một phần về cải tiến, cho dù đó là môi trường, an toàn hay chất lượng chung, bảo mật, thì tất cả sẽ giúp việc thực hiện dễ dàng hơn. Tôi đã làm việc với một công ty nằm trong danh sách Fortune 100 để tập hợp bảy tiêu chuẩn chất lượng khác nhau dưới một cái ô, và chắc chắn sẽ dễ dàng hơn để thực hiện điều này với một cấu trúc chung.
Liệu “Lõi chung” mới cho tất cả các tiêu chuẩn ISO có thực sự hoạt động không?
Trong khi thành viên ban dự thảo ISO 9001 2015, JP Russell thừa nhận rằng “có những người không hài lòng với ý tưởng sử dụng [Phụ lục L] để cơ cấu lại tất cả các tiêu chuẩn quản lý ISO,” ông nói rằng ý tưởng về việc có một tiêu chuẩn chất lượng thực sự giống hệt nhau hoạt động trên phạm vi quốc tế là rất mạnh. Ông nói ngay cả khi có nguy cơ hơn 1 triệu công ty sử dụng ISO9001 cần phải cơ cấu lại hệ thống quản lý chất lượng của họ một chút, giá trị lâu dài của một cấu trúc mới, hợp lý hóa sẽ mang lại nhiều lợi ích.
Phân đoạn 3: Nhưng việc chấp nhận rủi ro và toàn bộ môi trường kinh doanh để lập kế hoạch chất lượng có thực tế không?
Cửa hàng 9000: Một trong những lời chỉ trích mà chúng tôi đã nghe được là bản sửa đổi ISO 9001 2015 này đang rời bỏ lĩnh vực chất lượng và chuyển sang các lĩnh vực quản lý kinh doanh rộng lớn hơn và vì điều này có thể khó kiểm tra.
JP Russell: Khi chúng ta nói về rủi ro, nó sẽ phải là cách nó tác động đến chất lượng, chứ không phải một số khía cạnh khác của doanh nghiệp. Mọi người đang ở trong khu vực cụ thể của họ. Và chúng tôi muốn mọi người sử dụng các công cụ của họ để quản lý rủi ro. Một ví dụ sẽ là việc sử dụng FMEA để xác định các rủi ro đối với chất lượng.
Cửa hàng 9000: Vì vậy, theo một nghĩa nào đó, chúng tôi đang trung thực với cách ISO 9001 ban đầu được hệ thống hóa, vốn là một hệ thống quản lý chất lượng. Ủy ban dự thảo ISO 9001 2015 chỉ muốn xem xét một loạt các tác động có thể xảy ra?
JP Russell: Tôi đồng ý.
Cửa hàng 9000: Bạn cũng đồng ý rằng điều này rơi vào các yếu tố của quy trình ISO 9001 ban đầu không được trình bày rõ ràng? Trong trường hợp này, tiêu chuẩn đã coi rủi ro đối với hoạt động kinh doanh giống như chất lượng. Có hợp lý không khi chỉ làm cho họ có quy định hơn?
JP Russell: Tôi đồng ý. Nếu bạn đang xem xét rủi ro đối với QMS của mình, đó không phải chỉ là một hành động phòng ngừa khác?
Cửa hàng 9000: Điều này sẽ không buộc các nhân viên chất lượng phải quen thuộc hơn với các mục tiêu và hoạt động kinh doanh rộng lớn hơn sao?
JP Russell: Vâng, và tôi không biết điều đó sẽ đi đến đâu, nhưng rõ ràng hiểu rủi ro là mức cao hơn một chút. Nếu chúng ta đi theo con đường này, bất cứ ai vượt quá chất lượng, các yêu cầu kỹ năng sẽ thay đổi. Điều đó nói rằng, chúng tôi vẫn đang hoạt động trong một lĩnh vực khá cơ bản. Ví dụ, chúng tôi không yêu cầu những thứ như Six Sigma. Nhưng chúng tôi đang bổ sung những gì chúng tôi nghĩ là các biện pháp kiểm soát kinh doanh thích hợp khi chúng tôi tiến về phía trước.
Cửa hàng 9000: Còn về ý tưởng liên quan đến nhiều “khu vực bầu cử” hơn như các nhà cung cấp hoặc thậm chí các địa phương nơi diễn ra các hoạt động chính trong quy trình chất lượng.
JP Russell: [Trong quá trình soạn thảo] Chúng tôi đã sử dụng thuật ngữ “các bên quan tâm”. Có trách nhiệm với xã hội. Chúng ta không thể là ẩn sĩ. Tôi muốn nói rằng bạn sẽ thấy nhiều hơn thế và sự cần thiết của nó. Tôi không thể nói chính xác từ ngữ sẽ là gì, nhưng tôi sẽ nói rằng tiêu chuẩn mới sẽ cởi mở hơn để thu hút các bên quan tâm. Bạn biết đấy, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, ISO 22000, rất quan trọng đối với việc liên quan đến tất cả mọi người trong chuỗi thực phẩm, mặc dù nó được định hướng rất nhiều đến các nhà máy chế biến thực phẩm. Vì vậy, nếu có một số vấn đề ô nhiễm thực phẩm [có thể xảy ra ở bất kỳ đâu từ trồng trọt, thu hoạch, chế biến, bảo quản hoặc giao hàng], bạn cần phải tham gia vào tất cả các yếu tố. Vì vậy, tôi nghĩ đó là hướng đi mà chúng tôi đang hướng tới và tôi cũng nghĩ đó là điều đúng đắn nên làm.
Phân đoạn 4: Bản sửa đổi ISO 9001 2015 có thực sự được công bố vào năm 2015 không?
Cửa hàng 9000: Bạn đã trải qua hai lần viết lại tiêu chuẩn ISO 9001. Mọi thứ diễn ra lần này như thế nào so với trước đây? Bạn có định thực hiện đúng thời hạn của mình không?
JP Russell: Tôi nghĩ rằng nó đang diễn ra khá tốt. Tôi là một phần của đội ngũ Hoa Kỳ, một trong 60 quốc gia. Và chúng tôi đã thực hiện phần việc của mình để đảm bảo các bản sửa đổi rõ ràng và không mơ hồ. Tôi nghĩ chúng tôi sẽ thực hiện bản phát hành năm 2015, ngay cả khi nó có thể vào cuối năm.
Cửa hàng 9000: Có bất kỳ lĩnh vực nào bất đồng không?
JP Russell: Chà, Hoa Kỳ đã phản đối bất kỳ hình thức tổ chức lại nào vì có rất nhiều chứng chỉ ISO 9001, nhưng chúng tôi đã không làm theo cách của mình. Nhưng chúng tôi chỉ có một phiếu bầu về điều đó. Có những điều mọi người không thích về tiêu chuẩn mới, nhưng nó rất mạnh mẽ rằng tất cả các công ty trên toàn thế giới sẽ ở trên cùng một trang.
Cửa hàng 9000: Vai trò chính thức của bạn trong ủy ban là gì.
JP Russell: Tôi đại diện cho phần kiểm toán của ASQ trong ủy ban. Tôi đã từng là thư ký của nhiều ủy ban ISO khác nhau. Tôi thuộc ủy ban ISO giám sát các tiêu chuẩn đánh giá. Tôi đã tham dự cuộc họp TAG đầu tiên của mình vào năm 1988.
Cửa hàng 9000: Đâu là mục tiêu chính thức và không chính thức cho bản sửa đổi?
JP Russell: Chúng tôi vẫn đang xem xét bản dự thảo và vẫn còn một số thay đổi và những việc cần giải quyết. Chúng tôi đang giao dịch với những người từ khắp nơi trên thế giới có ngôn ngữ đầu tiên không phải là tiếng Anh. Vì vậy, nó chậm và hy vọng chúng tôi sẽ đưa ra một cái gì đó mà mọi người sẽ tự hào. Chúng tôi đang ở giai đoạn bản nháp đang làm việc, chưa có sẵn cho công chúng. Dự thảo của ủy ban sẽ chuyển thành “Dự thảo tiêu chuẩn quốc tế” khi nó đã sẵn sàng.
